Das Ende des Jahres rückt näher und für viele Unternehmer, Selbstständige und auch Angestellte in Wien beginnt die Zeit, die eigenen Finanzen zu ordnen. Ein entscheidender Hebel, um Ihre Steuerlast zu optimieren, sind die Ausgaben rund um Ihren Arbeitsplatz. Doch was genau kann man absetzen? Und wie holt man das Maximum heraus?

Egal, ob Sie im Homeoffice arbeiten oder ein externes Büro mieten – das österreichische Steuerrecht bietet zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Ausgaben geltend zu machen. Wir haben die fünf besten und praxisrelevantesten Steuertipps für 2025 für Sie zusammengefasst, damit Sie kein Geld an das Finanzamt verschenken.

Tipp 1: Die Sofortabschreibung für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) voll ausnutzen

Was ist das? Einer der einfachsten und effektivsten Wege, Steuern zu sparen, ist die Sofortabschreibung. Arbeitsmittel, deren Anschaffungskosten eine bestimmte Grenze nicht überschreiten, müssen nicht über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Stattdessen können Sie den vollen Betrag sofort im Jahr des Kaufs als Betriebsausgabe (für Selbstständige) oder Werbungskosten (für Angestellte) geltend machen.

Die magische Grenze: 1.000 Euro Seit 2023 liegt die Grenze für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in Österreich bei 1.000 Euro (netto). Das bedeutet: Alles, was Sie für Ihr Büro anschaffen und unter diesem Betrag kostet – sei es ein Bürostuhl, ein Monitor, ein Drucker oder ein Smartphone –, kann sofort und zur Gänze von der Steuer abgesetzt werden.

Praxisbeispiel: Sie kaufen im Februar 2025 einen neuen ergonomischen Bürostuhl für 780 € netto (936 € brutto). Da der Nettobetrag unter 1.000 € liegt, können Sie die vollen 780 € als Betriebsausgabe verbuchen. Dies reduziert Ihren steuerpflichtigen Gewinn direkt um diesen Betrag. Hätte der Stuhl 1.100 € gekostet, müssten Sie ihn über die offizielle Nutzungsdauer (z.B. 10 Jahre) abschreiben, was nur 110 € pro Jahr an steuerlicher Entlastung bedeuten würde.

Unser Rat: Planen Sie Ihre Anschaffungen strategisch. Manchmal kann es sinnvoller sein, zwei gute Monitore für je 500 € zu kaufen statt eines großen für 1.200 €, um die Sofortabschreibung nutzen zu können.

Tipp 2: Das Homeoffice-Pauschale korrekt anwenden (für Angestellte und Selbstständige)

Was ist das? Die Homeoffice-Regelung wurde in den letzten Jahren neu gestaltet und ist ein wichtiger Posten für alle, die teilweise oder ganz von zu Hause arbeiten.

Für Angestellte: Arbeitnehmer können ein Homeoffice-Pauschale geltend machen, auch wenn sie kein separates Arbeitszimmer haben.

• Pauschale: Bis zu 3 Euro pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage im Jahr. Das ergibt eine maximale Pauschale von 300 Euro.
• Ergonomische Möbel: Zusätzlich können Sie bis zu 300 Euro pro Jahr für die Anschaffung ergonomischer Büromöbel (z.B. Schreibtisch, Stuhl, Beleuchtung) als Werbungskosten absetzen. Wichtig: Diese Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden.

Diese Pauschalen werden entweder direkt vom Arbeitgeber steuerfrei ausbezahlt oder können in der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.

Für Selbstständige (mit Wohnung als Betriebsstätte): Wenn Sie kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer haben, aber Ihre Wohnung der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit ist, können Sie das Arbeitsplatzpauschale nutzen.

• Kleines Pauschale (400 Euro): Wenn Sie keine anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit von mehr als 12.816 Euro (Wert für 2024) haben, für die Ihnen außerhalb der Wohnung ein Raum zur Verfügung steht.
• Großes Pauschale (1.200 Euro): Wenn Sie ausschließlich von zu Hause arbeiten und keine anderen aktiven Einkünfte über der genannten Grenze haben. Zusätzlich können digitale Arbeitsmittel (Laptop, Handy etc.) abgesetzt werden.

Tipp 3: Das steuerlich anerkannte Arbeitszimmer – Die Königsklasse

Was ist das? Ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer ermöglicht den Abzug der tatsächlichen Kosten und ist damit weitaus lukrativer als jede Pauschale. Die Hürden dafür sind in Österreich allerdings sehr hoch.

Die Voraussetzungen:

1. Mittelpunkt der Tätigkeit: Das Arbeitszimmer muss der Dreh- und Angelpunkt Ihrer gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit sein. Ein Lehrer, der zu Hause nur korrigiert, erfüllt diese Bedingung meist nicht. Ein IT-Berater, der ausschließlich von zu Hause aus für seine Kunden arbeitet, hingegen schon.
2. Separater Raum: Es muss ein eigener, von den Wohnräumen getrennter Raum sein. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer wird nicht anerkannt.
3. Nahezu ausschließliche berufliche Nutzung: Der Raum darf so gut wie nicht privat genutzt werden.

Welche Kosten sind absetzbar? Wenn Ihr Arbeitszimmer anerkannt wird, können Sie die Kosten anteilig absetzen. Dazu gehören:

• Miete
• Betriebskosten (Strom, Heizung)
• Versicherungen
• Abschreibung (AfA) der Anschaffungskosten der Wohnung/des Hauses
• Finanzierungskosten (Zinsen für Kredite)
• Kosten für die Einrichtung (Möbel, Teppich, Vorhänge etc.)

Beispiel: Ihr anerkanntes Arbeitszimmer macht 15 % der Gesamtfläche Ihrer Wohnung aus. Dann können Sie 15 % Ihrer Miete, Strom- und Heizkosten steuerlich geltend machen.

Tipp 4: Digitale Arbeitsmittel richtig absetzen

Was ist das? Computer, Laptops, Software und Mobiltelefone sind aus dem modernen Büroalltag nicht wegzudenken und steuerlich sehr gut absetzbar.

Die Regeln:

• Anschaffungskosten unter 1.000 €: Sofortige Abschreibung als GWG (siehe Tipp 1).
• Anschaffungskosten über 1.000 €: Abschreibung über die Nutzungsdauer (AfA). Für Computer und Peripheriegeräte gilt in der Regel eine Nutzungsdauer von drei Jahren. Ein Laptop für 1.500 € wird also über drei Jahre mit je 500 € abgeschrieben.
• Software: Standardsoftware wird meist sofort abgeschrieben. Individuell erstellte Software wird über mehrere Jahre abgeschrieben.
• Laufende Kosten: Kosten für Internet, Mobilfunktarife oder Software-Abonnements (z.B. Microsoft 365, Adobe Creative Cloud) sind laufende Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten und können im Jahr der Zahlung voll abgesetzt werden.

Wichtig bei privater Mitbenutzung: Nutzen Sie Arbeitsmittel wie Laptop oder Handy auch privat, müssen Sie einen Privatanteil schätzen (z.B. 30 % oder 40 %) und von den absetzbaren Kosten abziehen. Nur der beruflich genutzte Anteil ist steuerlich relevant.

Tipp 5: Miete und Betriebskosten für externe Büros nicht vergessen

Was ist das? Dieser Tipp richtet sich speziell an Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen, die externe Räumlichkeiten anmieten. Hier sind die Abzugsmöglichkeiten am umfangreichsten.

Was ist alles absetzbar? Im Grunde sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Büro anfallen, zu 100 % als Betriebsausgaben abzugsfähig:

• Nettomiete: Die monatliche Miete für das Büro, Coworking-Space oder die Praxis.
• Betriebskosten: Strom, Heizung, Wasser, Reinigung.
• Kommunikationskosten: Internet- und Telefonanschluss.
• Versicherungen: Betriebshaftpflicht- oder Inventarversicherung.
• Einrichtung und Ausstattung: Alle Möbel und Geräte, die für den Betrieb notwendig sind (Abschreibungsregeln beachten!).
• Kleinere Ausgaben: Vom Kaffee für die Mitarbeiter bis zum Druckerpapier – heben Sie alle Belege auf!

Der Vorteil: Im Gegensatz zum Homeoffice gibt es hier keine Diskussion über einen Privatanteil oder den “Mittelpunkt der Tätigkeit”. Ein externes Büro ist klar dem Betrieb zugeordnet und daher sind die Kosten in der Regel problemlos absetzbar.

Fazit:

Eine sorgfältige Planung und Dokumentation Ihrer Büroausgaben kann Ihnen am Jahresende eine erhebliche Steuerersparnis bringen. Nutzen Sie die Sofortabschreibung für kleinere Anschaffungen, prüfen Sie die Möglichkeiten der Homeoffice-Pauschalen und heben Sie jeden Beleg auf. Wer die Regeln kennt, kann seine Steuerlast legal und effektiv senken und hat mehr Geld für das Wesentliche: den Erfolg des eigenen Unternehmens.

Disclaimer: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung durch einen Steuerberater.