In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gilt Zeit als knappe Ressource — und dennoch wird sie oft kaum systematisch gemessen. Wer nicht sieht, wo die Zeit hingeht, verliert Kontrolle: über Projekte, Kosten, Auslastung und damit letztlich über die Profitabilität. Time Tracking ist kein Luxus mehr, sondern ein strategisches Werkzeug.

Doch welches Tool passt zu einem KMU, das nicht gleich ein Großunternehmen mit 500 Mitarbeitern ist? Welche Funktionen sind wirklich relevant? Und wie lassen sich Tools praktisch, effizient und mit minimalem Aufwand einführen?

Im Folgenden stelle ich Ihnen eine Auswahl starker Time-Tracking-Tools vor, die sich für KMU besonders gut eignen. Anschliessend gibt’s Tipps zur Auswahl und zur erfolgreichen Einführung.

Worauf KMU bei Time Tracking achten sollten

Bevor wir in die Tools eintauchen, ein Überblick über die wichtigsten Kriterien (sozusagen Checkliste) für KMU:

1. Benutzerfreundlichkeit & schnelle Einführung
   Ein Tool bringt wenig, wenn Mitarbeitende sich mühselig einarbeiten müssen. Ein einfaches Interface, Timer-Start/Stop oder Schnell-Eingabe erhöhen die Akzeptanz.

2. Transparenz & Reporting
   Sie sollten sehen können, wieviel Zeit auf Projekte, Kunden oder interne Tätigkeiten entfällt. Nur so können Sie Schlussfolgerungen ziehen.

3. Integration mit bestehender Infrastruktur
   Wenn Sie ohnehin Tools für Projektmanagement, Buchhaltung oder CRM verwenden, ist eine Schnittstelle wichtig (z. B. Export, API, Verbindung).

4. Skalierbarkeit & Kostenstruktur
   KMU wollen kein Tool, das bei 5 Nutzer:innen schon teuer wird oder mit unnötigen Features überlädt. Ein einfacher Einstieg und klare Preisstruktur sind hilfreich.

5. Sinnvolle Zusatzfunktionen
   Z. B. automatische Zeiterfassung, mobile Apps, GPS bei Außendienst, Projekt- vs. Nicht-Projektzeit. Diese können hilfreich sein, sind aber nicht zwingend.

6. Datenschutz & Vertrauen
   Gerade bei Remote-Arbeit oder hybriden Teams ist Vertrauen wichtig. Time-Tracking darf nicht wie Überwachung wirken – Transparenz und klarer Zweck helfen.

Wenn Sie diese Kriterien im Hinterkopf behalten, fällt die Auswahl deutlich leichter.

Top 5 Time-Tracking-Tools für KMU

Hier fünf empfehlenswerte Lösungen, jeweils mit Kurzprofil, Stärken und typischen Einsatzszenarien.

1. Toggl Track

Kurzprofil: Ein sehr benutzerfreundliches Tool mit Timer-Start/Stop, Browser-Extension, Desktop & Mobile Apps. Toggl+1
Stärken:

• Extrem einfache Handhabung – ideal für kleine Teams oder Freelancer. Toggl+1

• Viele Integrationen (z. B. mit Projektmanagement-Tools). Toggl

• Kostenfreier Einstieg möglich.
  Einsatzszenario: Ein Kreativbüro mit 5-10 Mitarbeitenden, das Zeiten für Projekte und Kunden erfassen will, ohne grossen Administrationsaufwand.

2. Clockify

Kurzprofil: Zeit- und Aufgaben-Tracking mit unbegrenzten Nutzern im Gratis-Modus. Clockify+1
Stärken:

• Gratis-Plan mit solider Funktionalität – interessant für KMU mit eingeschränktem Budget.

• Reporting und Übersicht über Projektzeiten.
  Einsatzszenario: Ein kleines Beratungsunternehmen, das erfasst, wieviel Zeit auf Mandantenprojekte geht, um Angebote besser zu kalkulieren.

3. TimeCamp

Kurzprofil: Time-Tracking mit Fokus auf kleine Unternehmen, einfache Bedienung. timecamp.com
Stärken:

• Speziell für Produktivitäts- und Zeiterfassung in KMU ausgelegt.

• Gute Einstiegsmöglichkeit für Teams, die noch kein Tool haben.
  Einsatzszenario: Ein Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Projekten parallel, das Übersicht über interne vs. externe Zeiten gewinnen möchte.

4. Timely

Kurzprofil: Automatisches Time-Tracking mit KI-Unterstützung – die App erfasst aktiv, woran gearbeitet wurde. timely.com
Stärken:

• Minimaler Aufwand für Mitarbeitende, da viele Zeiten automatisch erfasst werden.

• Ideal für hybride oder remote Teams, bei denen manuelle Zeiteingabe schwierig ist.
  Einsatzszenario: Ein KMU mit remote Mitarbeitenden, wechselnden Projekten und hoher Varianz – der Aufwand für manuelle Zeiterfassung soll minimal bleiben.

5. QuickBooks Time

Kurzprofil: Teil des größeren Finanz-/Buchhaltungssystems von QuickBooks; insbesondere für KMU mit bereits QuickBooks-Nutzung geeignet. quickbooks.intuit.com
Stärken:

• Integration mit Buchhaltung und Lohnabrechnung – großer Vorteil, wenn Sie bereits QuickBooks nutzen.

• Mobile App mit GPS-Funktion (für Außendienst) und Zeiterfassung unterwegs.
  Einsatzszenario: Ein KMU mit Außendienst, das Zeiten und Orte erfassen muss, und zugleich Buchhaltung und Lohnabrechnung effizient gestalten will.

Fazit & Empfehlungen zur Umsetzung

• Pilotphase starten: Wählen Sie 1-2 Tools und testen Sie sie mit einem kleinen Team oder Projekt über z. B. 4 Wochen.

• Anwendung etablieren: Legen Sie klare Regeln fest (z. B. „Zeit täglich erfassen“, „Projekt- vs. Administrative Zeit unterscheiden“).

• Daten nutzen: Nicht nur erfassen, sondern auswerten: Welches Projekt zieht unverhältnismässig viel Zeit? Wo gibt es „stille Kosten“?

• Akzeptanz sicherstellen: Wird das Tool als Überwachung wahrgenommen, erzeugt es Widerstand. Kommunizieren Sie Zweck und Nutzen offen.

• Skalierung denken: Planen Sie von Anfang an, wie Tool-Daten für Angebote, Kalkulation und Reporting genutzt werden können.