Home Office – Alles was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

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Aufgrund der aktuellen Bedingungen entsenden viele Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer in das sogenannte Home Office: was früher nur in einigen Berufen möglich war, ist in der Zeit der Corona-Pandemie bei vielen Firmen an der Tagesordnung und sorgt nicht nur für leere Bürogebäude, sondern an vielen Stellen auch für eine erhöhe Produktivität. Doch was genau müssen Arbeitgeber in dieser Zeit eigentlich beachten?

Die Einführung des Home Office

Sollte ein Arbeitgeber das Home Office in seinem Betrieb einführen, so muss diese Einführung vom Betriebsrat berichtet werden. Dies kann z. B. in einer Videoansprache oder in einer E-Mail erfolgen. Wichtig ist, dass das Medium möglichst alle Mitarbeiter erreicht. Auch die Ablösung des Home Office muss vom Betriebsrat berichtet werden, weiterhin muss der Arbeitnehmer weiterhin die Möglichkeit haben, am Betriebsversammlungen teilnehmen zu können.

Die gesetzlichen Regelungen

Genauso wie auch am gewöhnlichen Arbeitsplatz müssen auch im Home Office alle gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Seitens des Arbeitgebers bedeutet das, dass dieser seinen Arbeitskräften die benötigen Materialien zur Verfügung stellen muss, damit sie der Arbeit nachgehen können. Diese sind in der Regel Computer und die jeweilige Peripherie, d. h. Monitore, Tastaturen und Mäuse oder Drucker und andere Geräte, die für die Arbeit mit dem Computer notwendig sind. Neben den Computern selbst muss natürlich auch die Software bereitgestellt werden, in der Regel ist diese aber schon im Betrieb verfügbar.
Falls die Mitarbeiter am Computer arbeiten, müssen die betrieblichen Gesundheitsverordnungen eingehalten werden – ein Mitarbeiter darf seine Arbeit am Bildschirm nach rund 50 Minuten für zehn Minuten unterbrechen. Während dieser Zeit können natürlich andere Aufgaben erledigt werden, die keine Arbeit vor dem Bildschirm benötigen.
Weiterhin muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Arbeitnehmer auch im Home Office die Möglichkeit haben, sich mit Kollegen zu treffen und Zugang zu allen wichtigen Unternehmensinformationen zu erhalten. Das beutetet in erster Linie nur, dass Kollegen sich untereinander immer noch treffen und sehen können, wenn sie das möchten, natürlich dann in der Freizeit außerhalb der Arbeit.

Die Arbeitsorganisation

Die Arbeit muss im Home Office genau so erledigt werden, wie auch in der Arbeitsstätte. Der Arbeitnehmer selbst hat dafür zu sorgen, dass die Arbeitszeit richtig dokumentiert und dem Arbeitgeber vorgelegt wird.

Die Überwachung und Privatsphäre

Während des Home Office muss der Arbeitgeber die Privatsphäre seiner Arbeitskräfte respektieren. Dies gilt vor allem dann, wenn die Arbeit vom eigenen Zuhause aus verrichtet wird, d. h. ein Betreten der Arbeitsstätte und damit der Wohnung des Arbeitnehmers ist ohne Weiteres nicht möglich.

Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen

Auch in Zeiten von Home Office müssen die Arbeitgeber ihren Arbeitskräften dieselben Möglichkeiten zur Weiterbildung ermöglichen, wie auch im gewöhnlichen Betrieb. Dies ist oft nur mit einem erhöhten Aufwand möglich, z. B. durch Online-Schulungen. Grundsätzlich gilt, dass diese Möglichkeiten nicht komplett wegfallen dürfen.

Datensicherheit und Datenschutz

Sobald die Mitarbeiter aus dem Home Office arbeiten, müssen sie mit Daten aus dem Unternehmen arbeiten. Dabei kann es sich z. B. um Kundendaten oder um andere wichtige, persönliche und vertrauliche Daten aus einem Unternehmen handeln. Für den Umgang mit solchen sensiblen Daten ist daher ein besonders sicheres Netzwerk notwendig, idealerweise ein sogenanntes VPN-Netzwerk.
Bei einem VPN-Netz handelt es sich um ein privates Netzwerk, welches nur mit einem Log-In betreten werden kann. Damit können Nutzer aus dem Home Office auf Daten im Betrieb zugreifen, wenn sie sich authentifizieren. Die sensiblen Daten bleiben dabei auf den Servern im Betrieb, können jedoch auch von Außen angesehen werden, falls der Zugang gegeben ist.
Weiterhin ist wichtig, dass alle Mitarbeiter eine zentralisierte Antivirus-Software auf ihren Computern installiert haben. Diese schützt nicht nur die Computer der jeweiligen Mitarbeiter, sondern auch das gesamte Netzwerk.

Die Mitarbeitergesundheit

Auch im Home Office können Mitarbeiter erkranken und müssen sich dann wie auch bisher von einem Arzt krankschreiben lassen. Diese Regelungen ändern sich in der Regel nicht. Einige Ausnahmen gibt es dann, wenn ein Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch hin in ein Risikogebiet gereist ist und dann isolieren muss. Sollte dies der Fall sein, so wird das Gehalt für die Zeit der Isolation in der Regel nicht weitergezahlt, falls der Arbeit nicht nachgegangen werden kann. Mit dem Home Office sollte dies jedoch möglich sein, vorausgesetzt die jeweiligen Geräte befinden sich vor Ort.

Social Events

Aufgrund von Home Office fallen die meisten Social Events aus, egal ob Weihnachtsfeiern oder das Feierabendbier mit den Kollegen. Doch auch im Home Office ist es möglich, sich mit Kollegen auszutauschen, z. B. in einer virtuellen Kaffeepause oder in einem virtuellen Spieleabend. Auch solange die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden, spricht natürlich auch nichts gegen ein echtes Treffen.

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