Virtuelles Büro: Starker Auftritt zu niedrigen Kosten

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Auch als Gründer braucht man eine „Residenz“, eine respektable Adresse, die dem Geschäftspartner Seriosität vermittelt. Aber das Büro in guter Lage kostet einiges, und Start-ups müssen sparen, wo sie nur können. Da hatte man in den 90ern in England die grandiose Idee, virtuelle Büros einzurichten.

Besonders Existenzgründer wissen nicht, wie sich ihr Unternehmen entwickelt. Gründer halten ihre Kosten besonders in der Anfangsphase besser gering. Also mietet man Räume nur zeitweise an, in denen die Beschäftigten nur einen Teil der täglichen Aufgaben bearbeiten. Die Mitarbeiter sorgen dafür, dass der Aufwand der Bürokommunikation minimal bleibt. Der Empfang nimmt Pakete und Briefe entgegen, ein Telefondienst sorgt für die Erreichbarkeit. Professionelles Personal koordiniert die Aufgaben und dokumentiert, während der Chef wichtigen Terminen nachgeht.

Virtuelles Büro und Flexible Kostenplanung

Die meisten virtuellen Büros bieten auch Möglichkeiten, Besprechungszimmer und Business-Lounges zu buchen, die bei Bedarf zur Verfügung stehen. Wer Kunden oder Geschäftspartner einladen will, kann seine Räumlichkeiten also erweitern. Er reserviert einen zusätzlichen Raum mit kompletter Einrichtung, einem professionellen Geschäftsumfeld entsprechend.

Meist werden die Büros in zentraler Lage als virtuelle Geschäftsadresse angeboten, so sind sie für Gäste leicht erreichbar. Das spontane Anmieten eines Tagesbüros ist für viele Unternehmen eine zusätzliche Option. Wenn für eine Besprechung zusätzliche Räumlichkeiten notwendig werden, die in der eigenen Firma nicht vorhanden sind, weicht man aus auf ein virtuelles Büro.

Übrigens handelt es sich bei diesen Büros keinesfalls um Scheinadressen, wie aus den beschriebenen Optionen bereits hervorgeht. Die Räume sind voll funktionsfähig, Angestellte gehen ihrer Arbeit nach. Nur ist der Aufwand eben reduziert und den oft schwierigen monetären Situationen von Gründern durchaus angemessen. Und jederzeit kann der Betrieb Leistungen hinzubuchen, wenn es die geschäftliche Situation erfordert.

Die Vorteile eines virtuellen Büros

Der virtuelle Firmensitz bringt eine ganze Reihe von Vorteilen. Das Unternehmen sollte die individuelle Situation überdenken und entscheiden, ob und in welcher Form ein virtuelles Büro sinnvoll sein kann. Die virtuelle Adresse sorgt auch für den Schutz und die Einhaltung der Privatsphäre. Darüber hinaus minimiert sie das finanzielle Risiko, was nicht nur für Gründer wichtig ist. Jedes Unternehmen, das in Schieflage gerät, kann vorübergehend – und dies ist kein neues Verfahren – Teile der Bürotätigkeiten „auslagern“. Zudem entfallen im „möblierten Büro“ die Kosten für Ausstattung und Renovierung.

Vieles ist inklusive bei den meisten „Vermietern“: Der Post- und Telefonservice oder das Sekretariat. Räumlichkeiten für wichtige Termine oder Meetings stehen zur Verfügung, man ist für Kunden ständig erreichbar. Und die repräsentative Adresse garantiert den seriösen Auftritt des Unternehmens.

Die Nachteile im virtuellen Büro

Die Nachteile sind allerdings nicht unerheblich. Der naheliegende Vergleich mit einer Briefkastenfirma lässt ein zweifelhaftes Agieren vermuten und wirkt dem entgegen, was man eigentlich erreichen wollte. Außerdem ist das virtuelle Personal mit den Angelegenheiten der Firma nicht immer ausreichend vertraut, in die Firmenaktivitäten nicht ausreichend eingebunden.

Das kann auch für die Reputation Folgen haben. Wenn völlig fremde Personen mit den Belangen eines Unternehmens beauftragt werden, bleiben oft Fragen oder Wünsche der Partner und Kunden offen. Die Lösung liegt für viele deshalb in einer vertieften Schulung des Personals.

Viele Anbieter stellen mittlerweile außerdem hochprofessionelle Fachkräfte ein, und der Mieter sollte sich immer selbst einen Eindruck verschaffen, bevor er seine Geschäftskontakte riskiert. Allerdings ist in letzter Zeit zu beobachten, dass diese neue Form der Büroorganisation sich steigender Akzeptanz erfreut. In der Welt des Business wird deshalb die Briefkastenfirma immer seltener mit dem virtuellen Büro assoziiert.

Kostentreiber virtuelles Büro?

Besonders bei der Unternehmensgründung stellt sich die Frage, ob eine virtuelle Geschäftsadresse tatsächlich nötig ist. Ein gut ausgestattetes Büro kann zwar Eindruck machen, aber das besagt noch nicht, das man es unbedingt braucht. Jedes Start-up muss die Antwort für sich individuell finden. Dabei ist sicherlich das zur Verfügung stehende Budget zu beachten. In sehr vielen Fällen verfügen Existenzgründer am Anfang nicht über einen festen Firmensitz mit den nötigen Räumlichkeiten. Denn es kostet viel Geld, ein komplettes Büro einzurichten. Mietkosten kommen hinzu und die Renovierung. Hier wird meist zuerst gespart, doch gerade in der Aufbauphase des Betriebes kommt es auch auf eine nachhaltige Präsentation an. Das Homeoffice ist mit Sicherheit nicht der Ort, an dem man Geschäftskunden empfängt und sich seriös darstellen kann.

Hat man die Vorteile eines virtuellen Büros einmal schätzen gelernt, kann es auch eine Dauerlösung werden. Denn so spart man auch langfristig Kosten, die das herkömmliche Büro verschlingen würde. Ausstattung und Einrichtung sind ohnehin im Mietpreis bereits enthalten, die Räume wirken hochwertig und überzeugend. Zudem ist man ständig erreichbar, obwohl die Kosten für den privaten Anschluss entfallen. Ein wichtiger Nebeneffekt ist die Trennung von Privatem und Beruflichem. Das persönliche Umfeld bleibt von der Arbeit getrennt, man kann besser abschalten, was für eine bessere Work-Life-Balance wichtig ist.

Welche Kosten tatsächlich entstehen

Wer sich den Markt näher ansieht, stellt schnell erhebliche Unterschiede fest. Abhängig von den gewünschten Leistungen und der Ortswahl fallen höchst unterschiedliche Kosten an. Sehr günstig kommt meist die Geschäftsadresse ohne Zusatzleistungen. Hier kann der Betrieb mit einem zweistelligen Eurobetrag davonkommen. Erheblich teurer kann es aber werden, wenn ein Telefonservice mit eingekauft wird oder alle angebotenen Zusatzleistungen. Dann landet man schnell im dreistelligen Bereich.

Ein Kostenbeispiel für ein virtuelles Büro

Für eine Miete in Höhe von 140 Euro im Monat kann der Kunde eine ganze Reihe von Seviceleistungen in Anspruch nehmen. Ein individueller Telefon- und Faxanschluss wird zur Verfügung gestellt und der Postservice. Eine Empfangsdame empfängt die Besucher und eine Voicemail ist vorhanden. Dazu gibt es ein Konto für Webkonferenzen, den Bürobedarf erhält man zum Vorzugspreis. Kaffee oder Tee während der Arbeitszeiten sind sogar kostenlos.

Wie bei der Preisgestaltung allgemein üblich, kosten einzelne Leistungen mehr. Wer ein Komplettpaket bucht, profitiert von Rabatten. Wird also nur der Telefonservice vereinbart, entsteht ein Aufpreis von 99 Euro. Der Postservice wird mit 70 Euro berechnet. Das Buchen von Service-Paketen lohnt sich also, wenn mehrere Optionen notwendig werden. Ein Preisvergleich ist immer zu empfehlen, auch wenn sich die Anbieter am selben Ort befinden.

Auf flexible Konditionen achten

Aber nicht nur die Preise variieren, auch die Vertragsbedingungen und die Leistungsangebote. Besonders wichtig kann es sein, dass der „Vermieter“ sein Angebot flexibel auf die Kundenwünsche einstellen kann. Die Laufzeit des Vertrags sollte frei wählbar sein und eine Kündigung jederzeit möglich. Besonders in der Gründerphase kann dies für die Kostengestaltung wichtig werden, denn der Jungunternehmer weiß noch nicht, wie sich sein Unternehmen fortentwickeln wird.

Zu beachten ist, dass sowohl Komplettpakete als auch einzelne Leistungen angeboten werden, deren Nutzung variierbar ist. In einigen Verträge werden Sekretariats- und Telefonleistungen für jeweils 15 Minuten berechnet. Dies ist meist günstiger als eine Pauschale und reduziert die Ausgaben. Ein guter Anbieter erstellt bei den Verhandlungen ein individuell zugeschnittenes Angebot. Aber der Markt ist unübersichtlich, und der zukünftige Mieter sollte sich über die angebotenen Modelle und Konditionen sehr genau informieren und das für ihn passende Angebot auswählen.

Aber nicht nur die einzelnen Leistungen sollte man vergleichen, auch die allgemeine Gestaltung des Angebots verdient Beachtung. Denn oft ergänzt der Anbieter die üblichen Leistungen mit diversen Extras oder besonderen Serviceangeboten. Denn die Vermieter konkurrieren selbstverständlich miteinander, und sie wollen sich voneinander unterscheiden und Kunden mit Besonderheiten überzeugen. Einige bieten deshalb zusätzlich einen Concierge-Dienst an. Die Aufgabe des Concierge kann etwa sein, Karten für eine besondere Veranstaltung zu besorgen oder ein Catering für ein Firmen-Event zu organisieren. Oder er reserviert in einem angesagten Restaurant, wenn ein Geschäftsessen geplant ist.

Ein virtuelles Büro in Wien anmieten

Auch wenn die Idee noch nicht sehr populär ist: In jeder Stadt gibt es mittlerweile die Möglichkeit, ein virtuelles Büro zu mieten. Und besonders in den angesagten Städten wie Wien ist es überhaupt kein Problem, in einem Top-Viertel eine Geschäftsadresse zu bekommen. Möglich ist es auch, mehrere Büros einzurichten, um in mehreren Städten vor Ort zu sein. Besonders im Ausland verschafft eine dortige Niederlassung Vertrauen und wird beinahe erwartet.

Fazit

Die virtuelle Geschäftsadresse ist für junge Unternehmen eine überzeugende Möglichkeit, die Kosten im Griff zu behalten. Zusätzlich etabliert man sich unter einer repräsentativen Adresse und vermittelt der Kundschaft Seriosität. Und sogar an ein dauerhaftes Outsourcing ist zu denken, wenn die Gründung gelungen ist, die Kosten aber weiterhin nicht explodieren sollten. Nicht nur Jungunternehmer finden hier eine sinnvolle Alternative, auch für etablierte Firmen kann das virtuelle Büro eine nützliche Ergänzung sein.

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