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Arbeitgeber und Home Office | Worauf müssen Sie achten

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Seit März diesen Jahres wurde die Arbeit im Home-Office für Arbeitnehmer in Österreich zu Weilen unumgänglich. Eine Herausforderung für alle Kollegen, und auch für den Arbeitgeber. Denn dieser hat die Pflicht alle gesetzlichen Grundlagen zur Arbeit im Home-Office zu kennen und anzuwenden. Auch Fragen hinsichtlich der Einhaltung des Datenschutzes im Home-Office werden häufig gestellt. Worauf Sie als Arbeitgeber achten müssen, erfahren Sie hier.

Recht auf Home-Office? Pflicht zum Home-Office?

Bevor es zur Arbeit Ihrer Angestellten im Home-Office kommen kann, müssen Sie zunächst abklären auf welcher rechtlichen Grundlage diese stattfindet. In Zeiten der Corona-Pandemie werden zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern sicherlich vielfach besondere Vereinbarungen getroffen, die für alle von Vorteil sind. Aus Infektionsschutzgründen und auf Grund etwaiger Ausgangsbeschränkungen wird, sofern möglich, so viel im Home-Office gearbeitet, wie nie zuvor. Einseitig anordnen, dass Ihre Mitarbeiter ab Tag X aus dem Home-Office heraus arbeiten müssen, dürfen Sie dennoch nicht. Der Mitarbeiter muss dem – sofern es keine diesbezügliche Klausel im Arbeitsvertrag gibt – zustimmen. Genauso verhält es sich umgedreht. Mitarbeiter können die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten vom Arbeitgeber nicht einseitig einfordern.

Die Ausstattung des Home-Office Arbeitsplatzes

Zunächst einmal muss der Mitarbeiter überhaupt in die Lage dazu versetzt werden, aus dem Home-Office heraus arbeiten zu können. Das heißt: die technische Ausstattung mit Laptop oder PC, Software, eventuell Drucker und leistungsstarker Internet-Verbindung müssen vorhanden sein. Und dafür sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich. Sie müssen dem Mitarbeiter das Arbeitsgerät zur Verfügung stellen und auch warten. Und auch Telefonkosten sowie die Kosten für die Internet-Verbindung, sofern sie dem Arbeitnehmer zusätzlich anfallen, müssen von Ihnen als Arbeitgeber übernommen werden. Dazu auch alle für die Arbeit benötigten Büromaterialien. Nicht zur Verfügung stellen müssen Sie Büromöbel aller Art. Was jedoch kein Verbot beinhaltet. Sie können Ihren Mitarbeitern durchaus auch Bürotische, Stühle etc. zur Verfügung stellen. Sie müssen sich jedoch bewusst darüber sein, dass Sie – im Falle, dass – auch dafür verantwortlich sind den Arbeitsplatz Ihres Mitarbeiters im Home-Office nach den gesetzlichen ergonomischen Richtlinien zu gestalten.

Der Gesundheitsschutz

Generell ist der Mitarbeiterschutz auch bei der Arbeit im Home-Office immer relevant und vom Arbeitgeber zu kontrollieren und einzuhalten. Zunächst sollten Sie Ihre Mitarbeiter über die offiziellen Richtlinien zur Bildschirmarbeit informieren: nach 50 Minuten durchgängiger Bildschirmarbeit, sollte eine Pause vom Bildschirm erfolgen. Mindestdauer: zehn Minuten. Das bedeutet nicht, dass das immer eine Arbeitspause sein muss. Auch im Home-Office lassen sich Dinge erledigen, für die der Mitarbeiter nicht am Bildschirm sitzen muss. Das sind zum Beispiel Anrufe.

Die Arbeitszeiten und die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter

Viele Arbeitgeber fürchten einen Kontrollverlust hinsichtlich der Produktivität und Zeiteinteilung Ihrer Mitarbeiter. Da könnte es schon verführerisch wirken Überwachungssoftware auf den Firmenrechnern zu installieren, um die Aktivitäten der Mitarbeiter im Blick behalten zu können. Doch dürfen Sie das? Die Antwort ist ein klares Nein. Sie müssen nämlich die Privatsphäre Ihrer Angestellten respektieren. Und elektronische Überwachung ist mit einem Eingriff in die Menschenwürde gleichzusetzen. Allerdings können Sie beim Mitarbeiter nachhaken, wenn Sie die begründete Vermutung hegen, dass Angestellte ihre Arbeitszeiten, entgegen betrieblicher Vereinbarungen, selbst gestalten. Arbeiten Angestellte im Home-Office, gelten hinsichtlich der Arbeitszeiten nämlich die gleichen Regelungen, wie im Büro. Es sei denn ihr Arbeitsvertrag würde diesen Punkt explizit regeln. Sie sind aber auch verpflichtet Ihre Mitarbeiter an die Einhaltung ihrer Arbeitszeiten zu erinnern, wenn Sie bemerken, dass sie außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit zusätzlich arbeiten. Etwa nachts oder am Wochenende. Wie im Büro müssen auch im Home-Office Ruhezeiten eingehalten werden und Überstunden mit dem Arbeitgeber abgesprochen werden.

Die Datenschutzrichtlinien

Selbstverständlich müssen die Grundlagen zum Datenschutz auch im Home-Office eingehalten werden. Darüber müssen Sie Ihre Mitarbeiter gesondert informieren. Damit die Einhaltung gelingt, sollte das Firmennetzwerk besonders geschützt werden. Am besten über eine VPN-Verbindung. Damit die Mitarbeiter Zugriff auf den Firmen-Server erhalten, müssen sie sich per Benutzername und Password authentifizieren. Ein solches System schützt Sie vor Hackerangriffen. Zusätzlichen Schutz bieten Virenschutz-Programme, die Sie auf allen Arbeitsgeräten installieren sollten, mit denen Ihre Angestellten im Home-Office arbeiten. Weiterhin sollten Sie vorab genau abklären welche betrieblichen Unterlagen die Mitarbeiter zur Fortführung ihrer Arbeit mit nach Hause nehmen dürfen oder sollen, und welche nicht. Auch müssen Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren wie diese vor nicht befugter Einsichtnahme durch Haushaltsmitglieder oder Besucher des Haushaltes geschützt werden sollen.

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