Büroorganisation sinnvoll angehen

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Wunschtraum vs. Realität

Als Start-up oder kleineres Unternehmen, das gerade erst in die Selbstständigkeit gestartet ist, stehen Sie vor der Herausforderung, mit wenig Budget ein funktionierendes Büro einzurichten. Neben einem Schreibtisch, Ablageflächen und technischen Geräten, wie Computer, Telefon und Drucker, gehört dazu natürlich auch ein bequemer und rückenfreundlicher Stuhl. Helle Wandfarben, Grünpflanzen, Bilder oder zusätzliche Beleuchtung bilden eine Atmosphäre, in der es sich angenehm und ohne Ablenkung arbeiten lässt. Dass dieser Ort so unberührt bleibt, ist natürlich reines Wunschdenken. Tatsächlich sieht die Welt bzw. das Büro ein paar Wochen später dann schon ganz anders aus: Papierkram stapelt sich auf allem möglichen Ablageflächen, der Schreibtisch ist übersät mit leeren Kaffeetassen, Notizzetteln und geöffneten Briefen, die schon lange wegsortiert werden sollten, dazu gesellt sich gelegentlich jede Menge Privatzeug, das eben nur kurz abgestellt wurde. Und bei der Überlegung, mal endlich wieder Klarschiff zu machen, beschleicht einen der Gedanke, dass man eh alles nur von einem Ort an den anderen räumen würde und es in einem Monat wieder so aussieht. Doch da hilft nur eins: es angehen!

Einfach und effizient – das 4-Felder-System

Grundsätzlich gilt ja, dass jeder Mensch sein eigenes Ordnungssystem hat. Doch beim Thema Büroorganisation geht es um weit aus mehr. Vielleicht haben Sie Mitarbeiter oder Mitgesellschafter, die Ihre (Un-)Ordnung weder verstehen, noch schätzen. Auch beim Coworking sind vollgemüllte Arbeitsplätze ein Tabu. Es gibt verschiedene Ansätze, wie Sie z. B. Ihren Schreibtisch schnell und effizient in den Griff bekommen. Einer dieser Ansätze ist das 4-Felder-System. Dazu teilen Sie eine Fläche in vier Felder ein. Alles, was auf dem Schreibtisch oder anderen Ablageflächen liegt, wird nun diesen Feldern zugeordnet, und zwar nach folgendem System:

1. Wegwerfen: Die Dinge, die auf diesem Feld landen, entsorgen Sie später im Müll.

2. Weiterleiten: Hierhin kommen Unterlagen und Dinge, die an Kollegen, das Steuerbüro oder den Kunden weitergeleitet werden müssen bzw. Unterlagen, die in einen Ordner hinein gehören.

3. Wichtiges: Hier landet nur wirklich Wichtiges, das später auf den Schreibtisch zurückgelegt werden kann. Hinweis: Der Stapel sollte möglichst klein sein, um nicht gleich wieder den Schreibtisch vollends einzunehmen.

4. Dinge, die Sie sofort erledigt können: z. B. einen Termin bestätigen, einen Anruf erledigen usw.

Aber Achtung! Das System ist nur wirklich sinnvoll, wenn sich keine anderen „Häufchen“ bilden und Sie alle Dinge nur ein Mal in die Hand nehmen, um dann eine Entscheidung treffen.

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Ordnung im Büro – lästiges Übel oder einfach nur Kopfsache?

Darüber hinaus gibt es natürlich allerhand kleinere Tipps, die je nach Ordnungstyp sinnvoll sein können, z. B. einen Eingangskorb einzurichten, Gegenständen einen festen Platz zu geben, alles, was genutzt wurde, anschließend gleich wieder wegzuräumen usw. Die beste Empfehlung mag aber sein, sich feste Zeiten für die Organisation im Büro einzurichten und dies auch als Teil der Arbeit zu sehen und nicht als verlorene Zeit einzuordnen, denn schließlich ist Ordnung auch nur eine Kopfsache.

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