Büroräume mieten: Worauf müssen Sie achten?

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Wenn Sie ein Büro mieten möchten, haben Sie dafür verschiedene Optionen: Sie können einen Makler beauftragen, online nach einem Büro suchen oder einen Raum in einem Gründerzentrum mieten. Dabei sind verschiedene Faktoren zu beachten. Die Größe und die Kosten sowie die Lage sind entscheidend. Bei der Einmietung ist die Büroausstattung zu beachten. Auch die Verkehrsanbindung und/oder Parkplätze vor dem Haus können sehr wichtig sein.

Büro mieten: Kriterien für die Auswahl

In dem Büro, das Sie mieten, müssen Sie sich selbst, Ihre Mitarbeiter und meistens auch Kunden wohlfühlen. Ordentliche Büroräume hinterlassen einen positiven ersten Eindruck und fördern auf diese Weise das Geschäft. Da so viele Faktoren zu beachten sind, kann die folgende Checkliste bei der Auswahl sicher behilflich sein:

Größe: Zwei Aspekte sind hinsichtlich der Größe zu beachten.

Sie bestimmt natürlich (neben der Lage) ganz entscheidend den Preis, sie muss aber auch zu Ihrem Geschäft passen. Ein zu kleines Büro wirkt beengend und hemmt ganz praktisch die Arbeit, in zu großen Räumen können Sie sich verloren fühlen. Auch auf Kunden wirkt ein zu großer Büroraum unangemessen. Sollten Sie jedoch in absehbarer Zeit wachsen wollen, können Sie ihn – die finanziellen Mittel vorausgesetzt – dennoch mieten. Sie müssten dann mit einer geschickten Ausstattung zunächst den überflüssigen Platz kaschieren, was sich mit Raumteilern und Pflanzen leicht realisieren lässt.
Ausstattung: Achten Sie auf das Vorhandensein einer modernen Infrastruktur. Besonders die IT- und Telekommunikationsleitungen müssen jüngsten Standards entsprechen. Auch Steckdosen sollten in ausreichender Zahl vorhanden sein. Hinzu kommen moderne sanitäre Einrichtungen, eine Küche ist zudem immer nützlich. Beachten Sie auch die Lichtverhältnisse und die Art der Heizung.

Lage: Besonders wenn Sie Kunden empfangen ist die Lage essenziell.

Ein Interessent sucht Sie manchmal allein deswegen nicht auf, weil Sie schwer zu finden sind, es keinen Parkplatz in der Nähe (am besten vor dem Haus und für Ihre Kunden reserviert) oder keine vernünftige Verkehrsanbindung gibt. Auch gute MitarbeiterInnen sind mit einer schlechten Lage kaum zu gewinnen. Eine gute Lage ist vor allem in Großstädten allerdings deutlich teurer. Sie müssen kalkulieren, was sie Ihnen wert ist. Wenn Sie gar keinen Kundenverkehr haben und nur wenige MitarbeiterInnen im Büro beschäftigen, können Sie zugunsten eines niedrigeren Preises auch eine schlechtere Lage in Kauf nehmen.

Zusatzleistungen: In diesem Kontext sind Zusatzleistungen wie eigene Parkplätze höchst bedeutsam.

Kosten: Zunächst einmal werden Sie auf den Mietpreis schauen, außerdem spielen natürlich die Nebenkosten eine Rolle. Dazu gehören nicht nur Strom, Wasser, Gas, Abwasser und Telekommunikation, sondern auch – abhängig vom gewählten Standort (der Kommune) der Gewerbesteuerhebesatz.
Vertragsbindung: Büromietverträge können für Sie als Mieter mit einer längeren Vertragsbindung versehen sein. Sie haben nicht wie ein Privatmieter das grundsätzliche Recht, den Vertrag mit dreimonatiger Frist zu kündigen. Achten Sie sehr stark auf dieses Detail und wählen Sie im Zweifelsfall die kürzere Vertragsbindung mit Verlängerungsoption. Wenn Ihr Geschäft scheitert, wollen Sie so schnell wie möglich den Büromietvertrag kündigen.
Geräuschkulisse: Dieser letzte Punkt wird wenig beachtet, doch für ein ungestörtes Arbeiten brauchen Sie Ruhe. Laute Hintergrundgeräusche stören je nach Branche mehr oder weniger. Wenn Sie Kunden empfangen, kann der Lärm schlimmstenfalls einen Vertragsabschluss sabotieren. Auch die interne Geräuschkulisse ist wichtig. Moderne Büros verfügen über schallschluckende Decken, während in älteren, überakustischen Räumen jedes Räuspern des Kollegen vernehmbar ist.

Analysieren Sie daher stark Ihren Bedarf, bevor Sie ein Büro mieten. Je nach Branche kann es einen mehr oder weniger essenziellen Bestandteil Ihrer Kosten ausmachen. Dienstleister sollten ganz besonders stark darauf achten, zu welchem Preis und in welcher Lage sie ein eigenes Büro mieten. In denjenigen Branchen, in denen Verträge bevorzugt in den eigenen Räumen abgeschlossen werden (was auch einen juristischen Aspekt hat, Stichwort Haustürgeschäft), ist die Lage äußerst bedeutsam. Gleichzeitig nimmt das Büro im Rahmen aller Kostenpositionen einen ganz anderen Stellenwert ein als für einen produzierenden Betrieb, dessen größte Kosten das Material, die Gehälter von Mitarbeitern und die Produktionsanlagen sind. Sie müssen also den prozentualen Anteil der Büromiete an Ihren Gesamtkosten ermitteln. Wenn dieser zehn Prozent übersteigt, sollten Sie sehr genau überlegen, ob Sie es zu diesem Preis mieten können.

Müssen Sie unbedingt Büroräume mieten?

Diese Frage muss am Anfang aller Überlegungen stehen. Es gilt: Kunden können Sie ohne Büro nicht empfangen. Mitarbeiter können Sie theoretisch auch ohne eigenes Büro beschäftigen, wenn Sie diese sehr gut kennen und die KollegInnen selbst eher das Homeoffice bevorzugen. Auch Ihre Branche mit allen Aspekten von Image und Reputation bestimmt, ob Sie schon ab Geschäftsstart ein Büro mieten müssen.

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