Mahnung schreiben in Österreich – so gehts

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Niemand schreibt sie gerne und niemand erhält sie gerne: die Mahnung. Trotzdem kommen Unternehmer manchmal nicht umhin, eine Zahlungsaufforderung zu verschicken. Da tauchen dann Fragen auf wie: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung? Wie gehe ich das Mahnverfahren an, um den gesetzlichen Vorschriften zu genügen? Wir bringen Licht ins Dunkel.

Immer zuerst mit dem Kunden sprechen

Was tun, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt? Am besten immer erst das Gespräch mit dem in Zahlungsverzug geratenen Kunden suchen. In vielen Fällen hat er die Rechnung einfach übersehen oder verlegt, ganz ohne böse Absicht. Sollte das aber regelmäßig vorkommen und der Kunde einfach nicht zahlen wollen, können Sie ihn mahnen. Wieso „können“? Weil es keine rechtliche Verpflichtung dazu gibt. Was das Mahnverfahren angeht, haben wir in Österreich keine gesetzlichen Vorschriften. Rein theoretisch können Sie den Kunden also auch direkt klagen. Ist aber nicht unbedingt empfehlenswert, wenn Sie Ihre Kunden nicht vergraulen möchten …

Das Mahnverfahren in Österreich

Üblicherweise werden in Österreich drei Mahnungen verschickt, bevor der Fall an einen Rechtsanwalt übergeben wird:

Die Zahlungserinnerung
Die Zahlungserinnerung ist dasselbe wie die erste Mahnung (wie Sie den Brief nennen möchten, ist Ihre Sache, es hat keine rechtliche Wirkung). Sie wird zehn bis 14 Tage nach Ablauf der auf der Rechnung gesetzten Zahlungsfrist versendet. Erklären Sie dem Kunden, wie lange er Zeit hat, die ausständige Rechnung zu bezahlen. Die Länge dieser Mahnfrist (z. B. zwei Wochen) können Sie als Unternehmer selbst bestimmen – es gibt keine gesetzlichen Regelungen dazu. Vergessen Sie also bitte nicht, auf jeder Rechnung eine Zahlungsfrist zu setzen.

Die zweite Mahnung
Hat der Käufer trotz Zahlungserinnerung und Setzung einer Nachfrist nach 21 bis 28 Tagen seit Zustellung der Zahlungserinnerung noch immer nicht bezahlt, verschicken Sie die zweite Mahnung. Sie können den Wortlaut der ersten Mahnung übernehmen, sollten diesmal aber eine kürzere Zahlungsfrist setzen (maximal zehn Tage). Außerdem hat es sich bewährt, beginnend mit der zweiten Mahnung Mahnspesen zu verlangen.

Die dritte Mahnung
Ist auch nach weiteren sieben bis zehn Tagen keine Zahlung eingegangen, verschicken Sie konsequent die dritte und zugleich letzte Mahnung. Sie räumen dem Schuldner noch eine letzte Frist (um die fünf Tage) zur Begleichung der Schuld ein. Gleichzeitig weisen Sie den Schuldner in dem Brief darauf hin, dass Sie rechtliche Schritte erwägen, sollte er noch immer nicht bereit sein zu zahlen.

Das Gerichtsverfahren als letzter Schritt

Wenn das alles nichts gebracht hat, haben Sie das Recht, ein Gerichtsverfahren anzustrengen. Das Gericht wird dem Schuldner sodann einen Zahlungsbefehl zustellen. Der Schuldner hat zwei Möglichkeiten, auf diesen zu reagieren: Entweder er bezahlt die Forderung innerhalb der nächsten zwei Wochen (dann wird das Verfahren eingestellt) oder er erhebt dagegen Einspruch (hierfür hat er vier Wochen Zeit). Entscheidet er sich für Letzteres, kommt es zur Gerichtsverhandlung. Reagiert er nicht auf den vom Gericht zugestellten Zahlungsbefehl, so wird dieser rechtskräftig und Sie können ein Inkassounternehmen mit der Pfändung beauftragen.

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