Produktive Meetings & Besprechungen | 10 Tipps wie jedes Meeting ein Erfolg wird

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Keep it short and simple!
Vermeiden Sie lange Vorträge mit PowerPoint. Spätestens nach 15 Minuten beginnen die Zuhörer abzuschalten. Verleihen Sie Ihren Vorträgen stattdessen Dynamik und erhöhen Sie die Aufmerksamkeit.

  • Halten Sie freie Vorträge.
  • Skizzieren Sie Ihre Gedanken und Ergebnisse aktiv auf Whiteboards oder Flipcharts.

Ziele festlegen
Was soll Thema der Besprechung sein? Was hat in diesem Meeting nichts verloren? Notieren Sie alles im Leitfaden Ihres bevorstehenden Meetings, der sogenannten Agenda.

  • Fragen Sie sich vor dem Verschicken der Einladung, welche Fragen geklärt werden müssen und formulieren Sie diese schriftlich.
  • Verschicken Sie schon in der Meetingeinladung die Agenda mit der Zielfragestellung.

Kleine Meetings
Zu viele Köche verderben den Brei – dieses Sprichwort trifft auch auf Besprechungen zu.

  • Laden Sie nur Mitarbeiter ein, deren Expertise Sie für die in der Agenda festgelegten Fragestellungen brauchen.
  • Erhöhen Sie so die Qualität der Beiträge und halten Sie niemanden von seiner eigentlichen Arbeit ab. Zeit ist schließlich Geld!

Redezeit reglementieren
Es ist ein ungeschriebenes Gesetz, dass eine Aktion so lange dauert, wie für sie vorgesehen ist. Das bedeutet: Bekommt ein Mitarbeiter 15 Minuten Redezeit, wird diese ausgefüllt. Stehen stattdessen nur 10 Minuten zur Verfügung, reichen sie ebenfalls.

  • Legen Sie vorher fest, wie viel Redezeit jeder bekommt – vom Chef bis zum Praktikanten sollte die gleiche Zeit vorgesehen werden.
  • Stoppen Sie die Zeit mit einer Eieruhr.

Pünktlich beginnen
Bis auch der Letzte den Weg gefunden hat, sind 10 ungenutzte Minuten vergangen. Das zieht Besprechungen unnötig in die Länge.

  • Heben Sie die Startzeit bereits in Ihrer Einladung visuell hervor.
  • Betonen Sie zusätzlich, dass das Meeting pünktlich startet.
  • Wer auf Nummer Sicher gehen möchte, kann zwei Stunden vor Beginn noch einmal eine Erinnerungsmail mit der Bitte um pünktliches Erscheinen versenden.
  • Nehmen Sie keine Rücksicht auf Trödler.

Keine mobilen Endgeräte
Nur noch kurz die Mails checken. Nein! Fokussieren Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter auf die Agenda des Meetings.

  • Stellen Sie eine Kiste neben die Tür, in die alle Mitarbeiter ihre Smartphones, Tablets und Laptops vor Meetingbeginn legen können. Ausgeschaltet, natürlich!
  • Stellen Sie sicher, dass die Telefone im Besprechungsraum stumm geschaltet sind.

Änderung der Perspektive
Meetings im Sitzen laden dazu ein, es sich gemütlich zu machen und zurück zu lehnen. Das Ergebnis: Die Aufmerksam geht gen Null. Die Problemlösung dauert unnötig lange.

  • Halten Sie Ihre Besprechungen im Stehen ab. Das ist unbequemer und steigert die Aufmerksamkeit der Teilnehmer.
  • Ein Perspektivwechsel kann auch einen neuen Blick auf die Fragestellung eröffnen und ist gleichzeitig gut für die Gesundheit.

„Sonstiges“ streichen
Was genau bedeutet eigentlich „Sonstiges“? In einer guten Agenda ist kein Platz dafür, denn alle zu klärenden Fragestellungen sind aufgeführt und sollten am Ende der Besprechung geklärt sein.

  • Sollten am Ende des Meetings tatsächlich noch Fragen offen bleiben, berufen Sie ein weiteres Meeting mit den zur Klärung nötigen Mitarbeitern ein.

Visualisierung von Ergebnissen
Zuhören ist anstrengend. Studien zeigen, dass Zuhörer dem Gesagten wesentlich aufmerksamer folgen, wenn das Gesagte visuell unterstrichen wird.

  • Ob Whiteboard, Flipchart oder Ähnliches – skizzieren Sie die Ergebnisse des Meetings visuell und für alle nachvollziehbar.
  • Jeder kann sehen, welche Entscheidung für welche Fragestellung getroffen wurde. Fotografieren Sie am Ende des Meetings die Skizzen und versenden diese zusammen mit einer kurzen Zusammenfassung an alle Teilnehmer.

Aktive Kommunikation
Kommunikation ist das A und O eines guten Meetings. Bei Sätzen wie „Man müsste“ oder „Man könnte“ fühlt sich niemand angesprochen. Bei Fragen wie „Wer macht das“, melden sich Mitarbeiter nur ungern. Und dann gibt es noch die, die in Besprechungen nie etwas sagen.

  • Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter direkt und mit Namen an.
  • Formulieren Sie konkrete Aussagen unter Verwendung der sogenannten W-Fragen. Wer (Mitarbeitername) kontaktiert ihn (Kunden) auf welchem Weg (Telefon) zu welcher Zeit (um 16 Uhr) aus welchem Grund (Budgeterhöhung).
  • Verwenden Sie aktive Sätze.
  • Benutzen Sie möglichst wenige Fremdwörter.

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