Rechnung schreiben –Rechnungslegung

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Eine Rechnung  (hier sprechen wier konkret von einer „Ausgangsrechnung“) stellen Sie Ihren Kunden für Dienstleistungen, die Sie erbracht haben, oder für Produkte, die Sie verkauft haben. Die Rechnung dient nicht nur dem Rechnungsempfänger, sondern auch den Behörden. Der Staat prüft im Fall des Falles Ihr Unternehmen, bei einer Steuerprüfung wird jede einzelne Rechnung genau angesehen. Rechnungensollten daher sachlich und professionell geschrieben sein.  Nicht richtig ausgestellte Rechnungen werden bei einer Überprüfung zum Problem und können steuerlich nicht abgesetzt werden.

Was gibt es also zu beachten?

Rechnungen müssen je nach Betrag unterschiedliche Rechnungsmerkmale aufweisen.

Kleinbetragsrechnung: Rechnungen bis 400 € inkl. USt.

Folgende Merkmale müssen enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers/Leistenden/Liefernden
  • Ausstellungsdatum
  • Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
  • Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
  • Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
  • Steuersatz

Rechnungen über 400 € inkl. USt.

Bei Rechnungen über 400 Euro inkl. Ust. kommen zu den oben genannten Merkmalen folgende hinzu:

  • Rechnungsnummer: Diese muss fortlaufend und lückenlos vergeben werden.
  • Name und Anschrift des Empfängers/der Empfängerin
  • Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
  • UID-Nummer des Rechnungsstellers

Rechnungen über 10.000 € inkl. USt.

Bei Rechnungen ab dieser Höhe darf zusätzlich zu den vorherigen Merkmalen folgendes nicht vergessen werden:

Eine Rechnung muss spätestens sechs Monate nach der Erbringung der Leistung ausgestellt werden. Danach ist die Forderung automatisch verjährt und man kann nur auf Kulanz hoffen.

Wird die Rechnung auf elektronischem Wege verschickt, muss sie eine digitale Unterschrift enthalten, damit sie rechtskräftig ist. Wird die Rechnung auf klassische Weise per Post verschickt, ist erkennbar, dass es sich um das Original handelt.

Ein Rechnungsmuster für Kleinunternehmer finden Sie hier.

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