Zahlungserinnerung und Mahnung – Was ist der Unterschied

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Die Beziehung zwischen Kunde und Unternehmen sollte von gegenseitigem Vertrauen und Respekt gekennzeichnet sein. Nicht umsonst heißt es ja so schön: Der Kunde ist König. Doch was, wenn der Kunde nicht zahlt? Gleich eine Mahnung schicken oder lieber eine Zahlungserinnerung? Lesen Sie hier alles zum Thema Unterschied Mahnung Zahlungserinnerung.

Zahlungserinnerung

Im Grunde entspricht eine Zahlungserinnerung einer 1. Mahnung, auch wenn diese häufig nicht so benannt wird. Eine Zahlungserinnerung ist also als ein freundlicher Hinweis zu verstehen, dass bis zum genannten Datum noch keine Zahlung eingegangen ist und der geforderte Betrag noch aussteht. Eine sogenannte Zahlungserinnerung bietet den Vorteil, beim Kunden nicht gleich mit der „Tür ins Haus zu fallen“. Das Gesicht von Leistungserbringer und Kunde bleibt gewahrt, da hier dem Kunden keine böswillige Zahlungsunwilligkeit unterstellt wird. Floskeln wie: „In unserer schnelllebigen Zeit gehen viele Dinge unter …“ oder „Leider konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang verzeichnen …“ können einen zwanglosen Einstieg in eine Zahlungserinnerung sein, ohne die Beziehung zwischen Kunde und Anbieter zu beschädigen.

Mahnung

Wurde eine Zahlungserinnerung bzw. 1. Mahnung ignoriert, sollte nach Ablauf der eingeräumten Zahlungsfrist eine 2. Mahnung erfolgen. Wie das Wort Mahnung schon ausdrückt, mahnt der Leistungserbringer hier weitere rechtliche Schritte an, falls keine Zahlung bzw. Kontaktaufnahme zur Klärung der Sachlage erfolgt. Das kann z. B. die Übergabe an ein Inkassounternehmen oder das Einleiten eines gerichtlichen Verfahrens sein. Spätestens nach der 3. Mahnung sind diese Schritte notwendig. Mahnkosten und/oder Verzugszinsen dürfen ab der 2. Mahnung gefordert werden.

Grundlagen zum Mahnwesen

Ein klares und effektives Mahnwesen ist für jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, essenziell. Denn zahlen Kunden ihre Rechnungen nicht, kann sich dies schnell negativ auf die finanzielle Situation des Unternehmens auswirken. Daher sollten Sie ein paar grundsätzliche Dinge beachten.

1. Schreiben Sie direkt nach Leistungserbringung die Rechnung. Die Rechnung sollte ein klares Zahlungsziel (Datum) beinhalten, damit Sie sich später darauf beziehen können.
2. Gewähren Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Skonto, um Kunden, die häufig erst sehr spät oder nach Aufforderung zahlen, zur pünktlichen Zahlung zu motivieren.
3. Kommunikation ist alles. Pflegen Sie einen guten Kontakt zu Ihren Kunden, bleiben Sie freundlich, aber bestimmt.

Für das Gesetz sind Zahlungserinnerung und 1. Mahnung synonym, unabhängig davon, wie Sie es im Anschreiben bezeichnen. Der Unterschied liegt vielmehr in der Wahrnehmung. „Zahlungserinnerung“ klingt positiv und gesteht dem Kunden zu, etwas vergessen zu haben. „Mahnung“ dagegen klingt eher fordernd und anklagend.

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