Rechnung als Unternehmer korrekt stonieren – so gehts

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Als Unternehmer schreibt man ständig Rechnungen. Da ist es vorprogrammiert, dass es auch mal zu fehlerhaften Rechnungen kommt. Bereits eine falsche Kommasetzung macht jede Rechnung fehlerhaft und kann vom Kunden reklamiert werden. Aber auch für die eigene Buchhaltung ist es als Unternehmer wichtig, fehlerfreie Rechnungen zu haben. Dieser Artikel zeigt alle Möglichkeiten auf, eine Rechnung in Österreich zu stornieren und zu korrigieren.

Korrigieren der Rechnung

In Österreich können Rechnungen nur vom Rechnungssteller storniert werden. Dieser hat aber das Recht, den Rechnungsempfänger dazu zu bevollmächtigen, eine falsche Rechnung selbst zu korrigieren, sofern die Rechnung nicht bereits bezahlt oder mit dem Finanzamt abgerechnet wurde. Hierzu ist es allerdings notwendig, dem Rechnungsempfänger eine schriftliche Vollmacht auszustellen. Diese muss von beiden Seiten unterschrieben sein und jeder Partei sollte ein Exemplar vorliegen, was deutlich umständlicher sein kann als die Stornierung mit Erstellung einer Rechnungsgutschrift. Vollmachten für solche Zwecke sollten nur genutzt werden, wenn man als Unternehmen dauerhaft mit großen Kunden zusammenarbeitet und diese ständig beliefert oder ihnen Dienstleistungen verkauft.

In allen anderen Fällen ist es einfacher, die Rechnung selbst zu stornieren. Hierzu gibt es in Österreich drei Möglichkeiten. Die erste ist, eine neue, korrigierte Rechnung zu erstellen und dem Rechnungsempfänger zuzuschicken, was nur möglich ist, wenn die Rechnung nicht bereits bezahlt wurde. Das muss auf der neuen Rechnung aber durch einen Hinweis auf Berichtigung erkenntlich gemacht werden.

Außerdem sollte nach Möglichkeit auch die neue, berichtigte Rechnung immer die gleiche Rechnungsnummer haben, wie die ursprüngliche, fehlerhafte Rechnung. Zusätzlich sollte in der Rechnung auf die ursprüngliche, fehlerhafte Rechnung verwiesen werden. Dies gilt insbesondere, wenn es wegen einer Buchhaltungssoftware oder aus anderen Gründen nicht möglich ist, die neue, korrigierte Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer zu versehen, wie die ursprüngliche, fehlerhafte Rechnung.

Die zweite Möglichkeit ist der Einsatz einer Berichtigungsnote. In dieser wird auf die fehlerhafte Rechnung oder auch mehrere fehlerhafte Rechnungen verwiesen und entsprechende Ergänzungen und Abänderungen eingeführt. Fehlbeträge können so bequem zurück überwiesen oder nachgefordert werden. Deshalb ist dies immer dann sinnvoll, wenn bereits eine Zahlung erfolgt ist.

Wichtig ist bei einer Berichtigungsnote die Rechnungsnummer anzugeben und sämtliche auf der Rechnung aufgeführten Stückzahlen, Leistungen und Beträge penibel auch in die Berichtigungsnote einzutragen. Berichtigungsnoten können entweder nur mit der Rechnungsnummer versehen werden und in der Buchhaltung bei der entsprechenden Rechnung abgelegt werden, oder gesondert nummeriert und archiviert werden.

Stornieren der Rechnung

Die dritte Möglichkeit ist das eigentliche „echte“ Stornieren der Rechnung mit der Erstellung einer Gutschrift. Hierzu muss zunächst die ursprüngliche Rechnung in der Buchhaltung storniert werden. Sie sollte unter einer eigenen Ablage für stornierte Rechnungen abgelegt werden. Anschließend wird eine korrigierte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt, die dem Rechnungsempfänger zugeschickt wird.

Wichtig ist es hierbei, darauf zu achten, alle Rechnungen fortlaufend zu nummerieren. Die korrigierte alte Rechnung sollte daher die aktuellste Rechnungsnummer erhalten. Die neue Rechnung muss vom Kunden auch dann bezahlt werden, wenn dieser die alte, fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt hat. Für die Rückzahlung des Betrages der fehlerhaften Rechnung ist gesondert eine Gutschrift zu erstellen.

Erstellen einer Gutschrift

Nach der Erstellung der korrigierten, neuen Rechnung wird eine Gutschrift erstellt, die alle Angaben der ursprünglichen Rechnung enthält und auf der die Rechnungssumme und der bereits gezahlte Betrag aufgeführt werden. Jede Gutschrift benötigt eine fortlaufende Erkennungsnummer, genau wie Rechnungen. Außerdem sollten alle Gutschriften genau auf Fehler hin überprüft werden, denn nichts ist unangenehmer und umständlicher als nach einer fehlerhaften Rechnung auch noch eine fehlerhafte Gutschrift erstellt zu haben und korrigieren zu müssen. Wenn die korrigierte Gutschrift fertig gestellt ist, wird diese ebenfalls dem Rechnungsempfänger zugeschickt. Das Geld wird dann zurück überwiesen.

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