Registrierkassenpflicht – Ein Überblick über die Rechtsgrundlagen

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Bereits im Jahr 2016 trat das sogenannte Kassengesetz zur Verhinderung von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Registrierkassengesetz)in Kraft. Ab dem 1. Januar 2017 müssen Unterlagen gemäß § 147 Absatz 1 Abgabenordnung, die mithilfe von digitalen und elektronischen Kassensysteme erstellt worden sind, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 Absatz 2 Abgabenordnung, jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Davon betroffen sind auch zur Kasse gehörenden Bedienungs- und Programmieranleitungen. Auch sämtliche Programmeinrichtungen und –Änderungen müssen aufbewahrt und jederzeit einsehbar sein. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die zur Umsetzung des Gesetzes erforderlichen technischen Anforderungen an digitale und elektronische Kassen in der am 07.10.2017 in Kraft getretenen Kassensicherungsverordnung (KassensichV) definiert. Mit der Kassensicht wurden auch die Anwendungsregelungen für das Registrierkassengesetz konkretisiert. Das Registrierkassengesetz gilt ab dem 01.01.2018 in ganz Deutschland für alle digitalen und elektronischen Kassensysteme oder Registrierkassen.

Neue gesetzliche Anforderungen für elektronische Registrierkassen

Mit der KassenSichV wurden insbesondere die Anforderungen des § 146 a und b der Abgabenordnung (AO) neu geregelt. Die Regelungen sehen für elektronische Aufzeichnungssysteme neben technischen Anforderungen auch den Einsatz einer durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vor. Die Technik der Sicherheitseinrichtung besteht aus folgenden drei Modulen:

Sicherheitsmodul: damit soll sichergestellt werden, dass Kasseneingaben sofort protokolliert und später nicht mehr unbemerkt gelöscht oder geändert werden können

Speichermodul: damit soll sichergestellt werden, dass Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden

Schnittstellenmodul: eine digitale Schnittstelle soll sicherstellen, das eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleistet ist

Eine andere wesentliche Neuerung des Registrierkassengesetzes ist die Einzelaufzeichnungs- und Ausgabepflicht für Kassenbelege sowie bestimmte Vorlage- und Auskunftspflichten gegenüber der Finanzverwaltung. Auch darf die Finanzverwaltung jederzeit eine unangekündigte Kassen-Nachschau durchführen, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu prüfen.

Übergangsfristen und Erleichterungsregelungen für elektronische Registrierkassen?

Die Zertifizierung gemäß § 146 a Abs. 3 AO durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, ist erst ab 01.01.2020 Pflicht. Auch die neue Mitteilungspflicht gemäß § 146 a Abs. 4 AO für alle Betreiber digitaler und elektronischer Kassen gilt erst ab 01.01.2020. Danach müssen diese dem zuständigen Finanzamt Art und Anzahl der von ihnen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen mitteilen.
Es gelten außerdem folgende Erleichterungs- bzw. Ausnahmeregeln: Wenn die Kasse zwischen dem 25.11.2010 und dem 1.1.2020 angeschafft wurde, die neuen verschärften Anforderungen des § 146 a AO nicht erfüllen kann und eine Nachrüstung nicht möglich ist, darf sie bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden. Die Erleichterungsregel gilt aber nur für Kassen die den Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010 (z. B. Erfordernis der Einzelbelegerstellung) entsprechen. Eine weitere Ausnahmeregelung betrifft genau diese Einzelbelegausgabepflicht. Das zuständige Finanzamt kann Unternehmen gemäß § 148 AO von der Belegausgabepflicht befreien, wenn der Warenverkauf an eine große, unüberschaubare Anzahl von unbekannten Personen gegen Barzahlung erfolgt. Das trifft in der Regel auf Betreiber einer offenen Ladenkasse zu. Erfolgt der Warenverkauf hingegen an eine überschaubare Anzahl bekannter Personen, gilt wiederum die Einzelaufzeichnungspflicht.

Rechtliche Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich

Österreich hat im gleichen Jahr wie Deutschland die Registrierkassenpflicht eingeführt. Im Unterschied zu Deutschland betrifft das österreichische Registrierkassengesetz alle Unternehmen die mehrheitlich Bargeldgeschäfte tätigen und einen Nettoumsatz von mehr als 15.000 Euro im Jahr erzielen. Das bedeutet, nur wenn der Jahresumsatz je Unternehmen netto € 15.000 und die Barumsätze des Unternehmens netto € 7.500 im Jahr überschreiten, besteht eine Registrierkassenpflicht. Ein wesentlicher Unterschied zu Deutschland besteht auch bei den Übergangsfristen. Sobald die oben aufgeführten Grenzen beide überschritten werden, muss das betreffende Unternehmen innerhalb von vier Monaten eine elektronische Registrierkasse einführen. Betreiber elektronischer Registrierkassen müssen in Österreich spätestens ab dem 01.04.2017 auch die neue Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) beachten. Danach sind alle elektronischen Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (Verkettung aller Barumsätze mit einer elektronischen Signatur bzw. Siegel der Siegelerstellungseinheit) und zusätzlich einen Manipulationsschutz auszurüsten. Des Weiteren müssen die Kassensysteme folgende Voraussetzungen zwingend erfüllen:

Belegeinzelaufzeichnungspflicht gemäß § 131 b BAO
Belegerteilungspflicht gemäß § 132 a BAO

Auch der österreichische Gesetzgeber hat einzelne Ausnahmen bezüglich der Einzelaufzeichnungspflicht und Registrierkassenpflicht erlassen. Danach gilt für Umsätze die im Freien getätigt werden, bzw. Einnahmen, die an öffentlichen Orten, auf öffentlichen Straßen und Plätzen getätigt werden (sogenannte Kalte Hände Regelung), weder eine Belegerteilungs- noch eine Registrierkassenpflicht. Diese Ausnahmeregelung gilt jedoch nur für Umsätze die nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden und eine Jahresumsatzgrenze von netto € 30.000 nicht überschreiten. Unter nicht fest umschlossenen Räumlichkeiten werden Räumlichkeit verstanden, die auf mindestens einer Seite vollständig geöffnet sind, z. B. offene Verkaufsbuden. Weitere Ausnahmen von der Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht gibt es für Alm,- Berg-, Ski- und Schutzhütten, Buschenschanken, Kantinen von gemeinnützigen Vereinen und bestimmte Automaten, z. B. Tischfußballautomaten, Musikautomaten, Dartautomaten etc. Auch in diesen Fällen gilt aber die Umsatzgrenze von netto € 30.000.

Fazit

Das Jahr 2019 ist bald vorbei. Ab 01.01.2020 müssen die meisten elektronischen Kassensysteme eine Zertifizierung vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) besitzen. Eine Ausnahme gilt nur für Kassen, die nach dem 25.11.2010 angeschafft wurden und nicht nachrüstbar sind. Für diese Kassensysteme greift noch eine Schonfrist bis Januar 2023. Mit Ablauf dieser Frist dürfen auch diese Kassen nicht mehr eingesetzt werden. Allen anderen Unternehmen die ihre Registrierkassen an die aktuellen Gesetze noch nicht angepasst bzw. umgerüstet haben, drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro, wenn sie erwischt werden. Das zuständige Finanzamt kann gemäß § 146 b der Abgabenordnung für elektronische Kassensysteme jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau durchführen. Dieses Risiko sollten Betreiber elektronischer Kassen nicht unterschätzen. Es besteht jedoch Hoffnung, dass der Termin für die BSI-Zertifizierungspflicht verschoben wird. Mehrere Verbände haben um eine Fristverlängerung gebeten und das Bundesfinanzministerium hat diesbezüglich für Oktober 2019 einen Erlass angekündigt, der für die Kassenumrüstung eine längere Übergangsfrist vorsieht. Wie lang wurde nicht gesagt.

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