Mahnspesen – was Sie darüber wissen sollten

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Was können Sie tun, wenn ein Kunde säumig ist und nicht zahlt? Obwohl das Gesetz in Österreich nicht vorsieht, wie hoch Mahngebühren sein dürfen, dürfen solche erhoben werden. Wir haben die wichtigsten Infos zusammengefasst.

Ab wann darf ich Mahngebührenverrechnen?

Jede Rechnung sollte die Fälligkeit der Rechnung beinhalten. Gewähren Sie Ihren Kunden ein Zahlungsziel von 20 Tagen und wird die Rechnung am 1. des Monats ausgestellt, dann ist die Rechnung bis zum 21. des Monats fällig. Sobald diese vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist abgelaufen ist und sich ein Schuldner im Zahlungsverzug befindet, dürfen Sie mahnen und eine Zahlungserinnerung versenden. Zahlungserinnerungen sollte zeitnahe versendet werden.  Mahngebühren zu verrechnen ist erst ab der zweiten Zahlungsaufforderung zulässig.

Beispiel:

Mahnrhythmus einer Rechnung mit 20-tägiger Zahlungsfrist:

  • nach 23 Tagen: Mahnung oder Zahlungserinnerung mit Nachfrist
  • nach 30 Tagen: Mahnung. Einforderung von Verzugszinsen, Mahngebühr bzw. Mahnspesen. Hier kann der Ton schon fordernder sein. Androhung rechtlicher Schritte und einer Bitte um prompte Überweisung.
  • am 40. Tag: Übergabe an Inkassobüro, Einbeziehen eines Anwalts

Mahnrhythmus einer Rechnung mit Zahlungsziel: 21. Mai

  • am 8. Juni: 1. Mahnung mit einer Nachfrist von einer Woche.
  • am 15. Juni: 2. Mahnung unter Androhung der Übergabe an ein Inkassobüro, Bitte um sofortige Überweisung.
  • am 21. Juni: Übergabe an das Inkassobüro.

Sie sehen: hauptsächlich wird in drei Schritten gemahnt. Dieses Vorgehen ist nicht vorgeschrieben, sondern einfach Usus in Österreich.

Muss eine Mahnung bestimmte Formvorschriften erfüllen?

Es gibt keine Regel, wie man eine Mahnung formulieren soll. Wir empfehlen aber zu Beweiszwecken eine schriftliche Mahnung mittels eingeschriebenen Briefes, in dem Sie eine Frist samt definitivem Endtermin nennen, bis wann die Zahlung spätestens bei Ihnen einzulangen hat.

Wie hoch dürfen die Mahngebühren sein?

Mahnkosten dürfen nicht beliebig gewählt werden. Um Kosten für Mahnschreiben zu verrechnen, müssen diese vertraglich vereinbart worden sein. Ebenso müssen Verzugszinsen vereinbart worden sein, wenn sie höher sein sollen, als der gesetzliche Zinssatz. Seit dem Inkrafttreten des Zahlungsverzugsgesetzes jedoch bedürfen höhere als die gesetzlichen Zinsen einer sachlichen Rechtfertigung, da sie sonst nichtige Vertragsbestandteile darstellen können.

Grundsätzlich sollten Sie darauf achten, für alle Kunden die gleichen Konditionen auszuweisen. Tipp: Diese können sie auch in den AGB anführen.

Oftmals reicht auch ein kurzes Telefonat mit dem Kunden, um an das ausständige Geld zu kommen. Vielen Kunden ist dies peinlich, die Rechnung ist vielleicht im Alltagsstress untergegangen, andere wiederum haben echte Liquiditätsprobleme. Deshalb auch ein gewisses Fingerspitzengefühl und unternehmerische Empathie notwendig, bevor Sie zum Beispiel einen Anwalt hinzuziehen.

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