Dienstreise absetzen – So wird es gemacht

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Berufliche Fahrten lassen sich in der Steuer als Reisekosten geltend machen. Rückzahlungen gibt es für Fahrtkosten, Spesen und Verpflegungskosten. Außerdem werden die Nebenspesen teilweise erstattet. Worauf zu achten ist, wenn eine Dienstreise von der Steuer abgesetzt werden soll.

Der Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen

Der Verpflegungsmehraufwand umfasst jene Ausgaben, die während der Geschäftsreise anfallen. Dazu zählen zum Beispiel Ausgaben für Mahlzeiten oder Getränke. Abgeschrieben kann grundsätzlich jeder Posten, der auf einer Geschäftsreise entstanden ist, die länger als drei Stunden gedauert hat. Der Tagestrip zur Schulung kann also geltend gemacht werden, das kurze Meeting mit dem Chef dagegen nicht. Eine Inlandsreise, die länger als elf Stunden dauert, darf mit dem vollen Tagessatz für die Verpflegung geltend gemacht werden.

Nächtigungskosten abschreiben

Die Nächtigungskosten können entweder als Pauschalbetrag abgeschrieben oder in detaillierter Form in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Der Pauschalbetrag pro verbrachte Nacht liegt in Österreich üblicherweise bei 15 Euro. Das Frühstück ist in diesen Kosten bereits inkludiert. Wenn die Kosten sich auf mehrere Übernachtungsmöglichkeiten aufteilen oder spezielle Posten enthalten, kann eine genaue Abrechnung sinnvoll sein. Darin müssen die detaillierten Kosten für Hotel, Frühstück und Co. angegeben werden. Auch hier gilt: Buch führen und die Rechnungen bei Bedarf vorweisen.

Privater PKW für die Dienstreise: das müssen Sie wissen

Dienstreisen werden oft mit Zug oder Flugzeug bestritten. Viele Arbeitnehmer sind jedoch mit einem privaten Fahrzeug unterwegs. Die gute Nachricht: private Fahrzeuge dürfen problemlos für Dienstreisen genutzt werden. Allerdings darf das Auto zu maximal 50 Prozent für Arbeitsfahrten dienen. Trifft das zu, kann pro zurückgelegtem Kilometer ein Kilometergeld festgelegt werden. In Österreich liegt das Kilometergeld bei 0,42 Euro pro Kilometer. Die Fahrten müssen in ein Fahrtenbuch eingetragen werden. Optimalerweise werden sie anschließend in digitale Form gebracht oder abgeheftet. Wenn das Amt eine Rückfrage hat, können die notwendigen Belege problemlos eingereicht werden.

Der Verpflegungsaufwand setzt sich folgendermaßen zusammen:

Ganzer Tag: 26,40 Euro
Jede angefangene Stunde: 2,20 Euro

Wer fünf Tage oder länger an einem Einsatzort tätig ist, hat keinen Anspruch auf Diäten. Dasselbe gilt, wenn ein Einsatzort in unregelmäßigen, aber wiederkehrenden Abständen aufgesucht wird. Sobald der Aufenthalt 15 Tage im Jahr übersteigt, wird der Einsatzort zum Tätigkeits-Mittelpunkt. Eine steuerliche Ersparnis ist dann nicht mehr möglich.

Die Nebenspesen

Verschiedene Nebenspesen auf einer Dienstreise lassen sich ebenfalls von der Steuer absetzen. Dazu gehören Kosten für Telefon und Internet sowie Trinkgelder. Letztere gilt es mittels Rechnungen und Belegen zu dokumentieren, falls die Behörde einen Nachweis verlangt.
Sonstige Spesen sind auch Aufwendungen für Arbeitsutensilien, die nicht zwingend nur für die Arbeit benötigt werden. Dazu gehören zum Beispiel Büromaterialien. Ob und welche Fahrtkosten auf einer Geschäftsreise geltend gemacht werden können, hängt immer von den Umständen ab und sollte im Detail mit den zuständigen Stellen besprochen werden.

Fortbildungen im Ausland: absetzbar?

Fortbildungen im Ausland können ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden. Die einzige Voraussetzung ist, dass es sich um notwendige Fortbildungen handelt, die beispielsweise Voraussetzung für einen neuen Job oder einen Auftrag sind. Diese Kosten lassen sich ebenfalls unter den Reisekosten geltend machen.

Zusammengefasst gibt es also Erstattungsmöglichkeiten für folgende Posten:

– Fahrtkosten
– Verpflegung
– Unterkunft
– Nebenspesen

Der Nächtigungsaufwand muss nicht zwingend ein Hotel oder eine Pension meinen. Auch das Airbnb oder eine andere Wohnsituation, die mit Kosten verbunden ist, darf steuerlich als Nächtigungsaufwand geltend gemacht werden. Wer sich unsicher ist, fragt beim Amt nach und erspart sich steuerliche Probleme.

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