Rechnungen stornieren – Worauf müssen Sie achten

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Unterläuft bei der Erstellung der Rechnung ein Fehler, kann der Kunde die fehlerhafte Rechnung reklamieren. Dann gilt es, den Fehler zu korrigieren, damit die Buchhaltung der Beteiligten wieder in Ordnung kommt. Wir erklären Dir, wie Du eine fehlerhafte Rechnung stornierst und anschließend korrigierst und worauf Du bei der Erstellung einer Gutschrift achten musst.

Eine fehlerhafte Rechnung korrigieren

Wurde dem Kunden eine fehlerhafte Rechnung zugestellt, muss zügig eine korrigierte Rechnung nachgereicht werden. Möglich ist dies grundsätzlich bis der Kunde die Rechnung beglichen hat. Wurde bereits ein Zahlungseingang verbucht, muss eine Gutschrift erstellt werden. Die fehlerhafte Rechnung ist zu stornieren.
Wenn noch kein Zahlungseingang erfolgt ist, können Fehler bei der Rechnungsstellung relativ einfach korrigiert werden. Es genügt, dem Kunden eine korrigierte Version der Ursprungsrechnung zukommen zu lassen. Fehlerhafte und korrigierte Rechnung müssen immer beisammen einsortiert werden. Anschließend muss dem Kunden eine Gutschrift in der Höhe der stornierten Rechnung ausgestellt werden.

Fehlerhafte Rechnung in der Buchhaltung korrigieren

Wenn der Kunde auf einen Fehler auf der Rechnung aufmerksam macht, genügt es eine korrigierte Rechnung zu erstellen. Diese muss dem Kunden unverzüglich übermittelt werden. Insofern noch kein Zahlungseingang erfolgt ist, genügt eine einfache Korrektur. Die fehlerhafte Rechnung wird anschließend in der Buchhaltung storniert und es kann mit neuer Rechnungsnummer weitergearbeitet werden. Das gilt auch dann, wenn in der Zwischenzeit weitere Rechnungen erstellt wurden.
Die fehlerhafte Rechnung wird am besten klar bezeichnet und unter „storniert“ abgelegt. Die Gutschrift enthält dieselben Daten wie die stornierte Rechnung. Je nach Rechnung müssen Artikelart und -anzahl sowie Beschreibung sein. Auch Rechnungssumme und Rechnungsnummer dürfen auf der neuen Rechnung nicht fehlen. Die Gutschrift muss mit einer separaten Erkennungsnummer beschriftet werden. Die erste Gutschrift des Jahres erhält entsprechend die Ziffer „01“.

So sieht eine korrekte Rechnung aus

Die Rechnung muss einem klaren Aufbau folgen. Die Angaben zu Artikel und Rechnungszeitraum sind Pflicht. Außerdem werden Informationen wie die Rechnungsnummer benötigt, damit Rechnungssteller und Kunden die Rechnung problemlos einsortieren können.
Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung gehören Name und Anschrift von Kunde und Rechnungssteller. Ebenso muss der Termin der Lieferung oder der Zeitraum, in dem die Leistung in Anspruch genommen wurde, auf der Rechnung notiert werden. Die Menge und Bezeichnung der Produkte ist zumeist auf der Unterseite der Rechnung zu finden. Gegebenenfalls sind außerdem die Netto-Beträge inklusive der jeweils anfallenden Steuerbeträge anzugeben. An letzter Stelle steht das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum.
Die Rechnung ist fertiggestellt, wenn Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers und weitere relevante Informationen auf der Rechnung vorhanden sind. Nicht verpflichtend, aber meistens ebenfalls vorhanden ist eine aktuelle Bankverbindung, über welche der Kunde die Rechnung begleichen kann. Wenn diese Angaben vorhanden sind, ist die Rechnung für das Finanzamt tauglich.

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